Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı – Yeterlik Kriterinin Teknik Şartnamede Düzenlenmiş Olması

• Yeterlik Kriterinin Teknik Şartnamede Düzenlenmiş Olması
• İkinci Oturumda Değerlendirme Dışı Bırakılma
• Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı

Karar No              : 2019/UH.I-351

BAŞVURU SAHİBİ:

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/496570 İhale Kayıt Numaralı “36 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Muğla Sıtkı Koçman Üniversitesi Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından 12.11.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “36 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Panates Bilişim ve Teknoloji San. Tic. Ltd. Şti.nin 11.01.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.01.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.01.2019 tarih ve 3775 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.01.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/121 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince ihalelerde yeterlik kriteri olan belgelerin İdari Şartname’nin 7’nci maddesinin (h) bendinde belirtildiği, İdari Şartname ve İhale İlanı’nda “Klinik mühendislik bilgi yönetim sistemi uygunluk beyanı” belgesinin bu maddede belirtilmediği, anılan Şartname maddesinde belirtilmeyen belgeden dolayı değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata aykırı olduğu, ihale için yeterlik sayılan tüm belgelerin teklif dosyasında sunulduğu, ihalenin 1’inci oturumunda eksik belge olmadığının tespit edildiği, eksik belgelerin 1’inci oturumda tespit edilmesi gerektiği,  eksik belgesi olan tekliflerin eksik belge tutanağına işlenerek ihale dışı bırakılması ve teklif fiyatlarının açıklanmaması gerektiği, 2’nci oturumda eksik belge dolayısıyla tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin uygun olmadığı,

Teknik Şartname’de istenilen söz konusu belgelerin sözleşmenin imzalanması veya sözleşmenin uygulanması aşamasında istenebildiği, ilgili maddeden dolayı işin yapılamaması gibi bir durum söz konusu olmadığı, verilen tekliflerin ilanlarda ve idari şartnamelerde yer alan belge ve kriterlere göre değerlendirilmesinin “güvenirlik” ilkesinin yanı sıra “eşitlik” ilkesinin de teminini sağladığı, anılan Kanun’un 12., 24. ve 27’nci maddeleri ile Yönetmelik’te yer alan hükümler birlikte değerlendirildiğinde ihalelerde istenecek yeterlik belgelerinin teknik şartnameler vasıtasıyla belirlenemeyeceği,

…

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı  ile  birim  fiyat teklif  cetvellerinde  aritmetik  hata  bulunup  bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde  “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “30.2.2. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan İdarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp kaşelenmesi veya mühürlenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan zarflar bir tutanakla belirlenerek değerlendirmeye alınmaz.

30.2.3. İhale konusu işin yaklaşık maliyeti açıklandıktan sonra zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif bedelleri açıklanarak tutanağa bağlanır. Düzenlenen bu tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır ve ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti isteyenlere imza karşılığı verilir.

30.2.4. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “İş ve Cihaz Takip Modülü (Klinik mühendislik)” başlıklı 10.22’nci maddesinde “Sistemde bulunan Klinik Mühendislik ( İş ve Cihaz Takip) Modülü bulunmalı ve Sağlık Bakanlığının MKYS Modülü ile entegre olarak çalışmalı, ihtiyaç duyulan herhangi bir entegrasyonda ücret talep edilmemelidir.

Bu modül de; her bir hastane, her bir servis, polikIinik, laboratuvarlarda veya bir hastanenin herhangi bir yerinde hizmetin aksamasına sebep olana/olabilecek Cihazlarla bağlantılı veya bağlantısız Arıza/Bakım/kalibrasyona konu olabilecek tüm işlerin elektronik ortamda takibin gerçekleşmesi gerekmektedir. İhaleye katılacak istekli                firmanın 20.09.2013 tarih ve 809 sayılı “Klinik Mühendislik Bilgi Yönetim Sistemleri” konulu yazıda geçen ” Klinik Mühendislik Hizmetleri Yönetimi Bilgi Sistemi Uygunluk Beyanı” belgesine sahip olmalı ve teklif dosyasında bu belgeyi sunmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 36’ncı maddesine göre, ihale komisyonunun ilk oturumda isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığını ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığını kontrol edeceği, anılan Kanun’un 37’nci maddesine göre ise, ikinci oturumda tekliflerin değerlendirilmesine geçip, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36’ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar vereceği, daha sonra belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerini ayrıntılı değerlendirerek, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığını inceleyeceği ve uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifleri değerlendirme dışı bırakacağı anlaşılmaktadır.

Yukarıda verilen İdari Şartname düzenlemesine göre başvuru konusu ihalede Teknik Şartname’de teklif kapsamında sunulacağı belirtilen belgelerin isteklilerin teklifi kapsamında sunması gerektiği, Teknik Şartname’nin 10.22’nci maddesinde ihaleye katılacak isteklilerin 20.09.2013 tarih ve 809 sayılı “Klinik Mühendislik Bilgi Yönetim Sistemleri” konulu yazıda geçen ” Klinik Mühendislik Hizmetleri Yönetimi Bilgi Sistemi Uygunluk Beyanı” belgesine sahip olması ve teklif dosyasında bu belgeyi sunması gerektiği görülmüştür.

İdare tarafından zarf açma ve belge kontrol tutanağı üzerinde “Klinik Mühendislik Hizmetleri Yönetimi Bilgi Sistemi Uygunluk Beyanı” sütununa yer verilmediği bu sebeple ilk oturumda ihale komisyonu tarafından anılan belge için herhangi bir değerlendirme yapılmadığı görülmekle birlikte, yukarıda aktarıldığı gibi söz konusu belgenin teklifle birlikte sunulacağının düzenlendiği, ihale dokümanına yönelik olarak süresinde şikâyet başvurusunda bulunulmadığından dokümanın bu haliyle kesinleştiği, başvuru sahibi istekli tarafından “Klinik Mühendislik Hizmetleri Yönetimi Bilgi Sistemi Uygunluk Beyanı” belgesinin teklif dosyasında sunulmadığı, bu duruma yönelik değerlendirmenin ilk oturumda yapılmamış olmasının teklifin geçerli sayılması sonucunu doğurmayacağı, zira Kanun’un 36’ncı maddesine göre ilk oturumda hiçbir teklifin reddine ya da kabulüne karar verilemeyeceğinin hükmü altına alındığı, anılan isteklinin idare tarafından değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu, iddiasının uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.