Aşırı Düşük Teklif Savunma Hazırlama Aşırı Düşük Teklif Savunma Danışmanlığı Yapım Hizmet Mal Hazırlama
Karar No : 2019/UH.I-505
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2018/695572 İhale Kayıt Numaralı “Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi Güncelleme, Bakım ve Destek” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Halk Sağlığı Genel Müdürlüğü tarafından 15.02.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi Güncelleme, Bakım ve Destek” ihalesine ilişkin olarak Bilfo Bilg. ve Bil. Sis. Ltd. Şti.nin 11.03.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.03.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.03.2019 tarih ve 12174 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.03.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2019/306 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
…
2) İhale uhdesinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının uygun olmadığı şöyle ki;
– İdare tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması usulüne uygun olarak yapılmadığı, bu sebeple usulüne uygun olarak aşırı düşük sorgulaması yapılması ve isteklinin yazılım, bakım ve geliştirme maliyetlerinin, işçilik maliyetlerinin, eğitim maliyetlerinin ve bakım destek maliyetlerinin sorulması ve bu sorgulama sonucuna göre yeni bir kesinleşen ihale kararı yazılmasının gerektiği,
– Anılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasında;
– Teknik Şartname’nin 7.12’nci maddesine göre toplamda 3 defa yaptırılması gereken güvenlik testlerini kime yaptıracağını belirtmediği veya bu işin maliyetini Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2’nci maddesine ve alt maddelerine uygun olarak tevsik etmediği,
– Teknik Şartname’nin 16.3, 7.18, 9.10, 22.1.6’ncı maddelerine göre yapacağı harcamaların maliyetinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2’nci maddesine ve alt maddelerine uygun olarak tevsik edilmediği,
– Teknik Şartname’nin 5.19 ve 4.4’üncü maddelerine göre yazılımda kullanılacak geliştirme araçlarının ve diğer tüm araçların lisans ücretleri ile ilgili yapacağı harcamaların maliyetinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2’nci maddesine ve alt maddelerine uygun olarak tevsik edilmediği,
– Teknik Şartname’nin 5.27’nci maddesine göre temin etmesi gereken arıza takip modülü ile ilgili yapacağı harcamaların maliyetinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2’nci maddesine ve alt maddelerine uygun olarak tevsik edilmediği,
– Teknik Şartname’nin 5.13’üncü maddesine göre hangi video hazırlama araçlarını kullanılacağının belirtilmediği veya bu iş için kullanması gereken araçların lisans maliyetlerinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2’nci maddesine ve alt maddelerine uygun olarak tevsik edilmediği,
– Teknik Şartname’nin 8’inci maddesine göre eğitim için yapacağı giderleri açıklamadığı veya bu iş için yapılacak harcamaların maliyetinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2’nci maddesine ve alt maddelerine uygun olarak tevsik edilmediği,
– Hizmet süresi boyunca yapılacak personel giderlerinin, personelin yol ve yemek gibi giderlerinin nasıl karşılanacağının açıklanmadığı veya bu iş için yapılacak harcamaların maliyetinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2’nci maddesine ve alt maddelerine uygun olarak tevsik edilmediği,
…
2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
- a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
- b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
- c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,
gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.
Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “ 79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.
79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklaması,
Söz konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin “Sınır Değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.
33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;
- a) Verilen hizmetin ekonomik olması,
- b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
- c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,
gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. resim, harç, ulaşım, bakım, sigorta , eğitim vb.
25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.
25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:
25.3.1.
resim, harç, ulaşım, bakım, sigorta, eğitim ve teknik şartnamede hizmet ifasına ilişkin diğer giderler
25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.” düzenlemesi bulunmaktadır.
İhale komisyonunun yapmış olduğu inceleme neticesinde, sunmuş olduğu teklif tutarı idarece belirlenen sınır değer olan 1.789.875,00 TL’nin altında kalan Agersoft Bil. Tek. Dış. Tic. San. Ltd. Şti.den “15.02.2019 tarihinde 2018/695572 İKN’li “Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi Güncelleme, Bakım ve Destek” Hizmet Alımı işine ait ihalede vermiş olduğunuz, 1.292.000,00 TL tutarında ki teklifiniz; idari şartnamenin Madde 33 – Sınır değer başlığı altında tanımlanan; “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.
“33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;
- a) Verilen hizmetin ekonomik olması,
- b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı
koşullar,
- c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü, gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” Hükümleri doğrultusunda yapılan hesaplama sonucunda aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmiştir.
İdari şartnamenin “Madde 25- Teklif fiyata dahil olan giderler” maddesinde tanımlanmış teklif giderleri içerisinde yer alan bileşenlere ait açıklamanızı Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79. Maddesine göre yazımızın tarafınıza tebliğ tarihini izleyen günden itibaren 3 (üç) iş günü içerisinde mesai bitimine kadar İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı ihale birimine teslim edilmesi hususunda gereğini rica ederim.” ifadelerini içeren 26.02.2018 tarihli yazıyla aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği,
Bu talep üzerine anılan isteklinin 21.02.2019 tarihinde hazırlamış olduğu aşırı düşük teklif açıklamasını idareye sunduğu, sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının idarece uygun bulunması üzerine 22.02.2019 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin Agersoft Bil. Tek. Dış. Tic. San. Ltd. Şti. uhdesinde bırakıldığı görülmüştür.
İdareler tarafından ihalede sınır değerin altında kalan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenilip aşırı düşük teklif açıklamaları değerlendirildikten sonra ihalenin sonuçlandırılacağına ilişkin düzenleme yapılması halinde, aşırı düşük teklif sorgulama yazısında Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesi uyarınca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirlenerek söz konusu teklif bileşenlerine ilişkin olarak ayrıntılı açıklama istemeleri ve belirlenen önemli teklif bileşenlerinin bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirlenmiş olması gerekmektedir.
İdarece ihalede sınır değerin altında kalan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif açıklama yazısı incelendiğinde, İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesindeki resim, harç, ulaşım, bakım, sigorta, eğitim ve Teknik Şartname’de hizmet ifasına ilişkin diğer giderlere ait bileşenlerin önemli teklif bileşeni olarak belirlendiği, bu giderlerin hangi bileşenlerinin önemli teklif bileşeni olarak belirlendiğinin ve yine Teknik Şartname’de bulunan hizmetin ifasına ilişkin diğer giderlerin ne olduğunun açıklanmadığı, aşırı düşük teklif sorgulama yazısı incelendiğinde önemli teklif bileşenlerinin çok genel ifadeler kullanılmak suretiyle belirtildiği, belirlenen maliyet kalemlerinin hangi gider bileşenlerini içerdiğine ilişkin açık bir belirleme yapılmadığı, bu durumun ihale konusu işin niteliği ve ihale dokümanı kapsamında yapılan düzenlemeler dikkate alındığında başvuruya konu ihalede aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulmasına ve sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesine imkan tanımadığı, bu nedenle ihale konusu işin niteliği dikkate alınarak önemli teklif bileşenlerinin tereddüde mahal vermeyecek şekilde net olarak belirlenmesi gerektiği anlaşılmaktadır.
Yapılan tespitler ve aktarılan mevzuat hükümleri çerçevesinde, idarece aşırı düşük teklif açıklaması istemine ilişkin yazıda önemli teklif bileşenlerinin tereddüde mahal vermeyecek şekilde net olarak belirlenmediği anlaşıldığından aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuatta yer verilen usule uygun yapılmadığı ve idarece aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında önemli teklif bileşenleri açıkça ve net olarak belirtilmek suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi gerektiği anlaşılmakla birlikte, anılan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgeleri ilgili iddia kapsamında yapılan incelemede söz konusu isteklinin geçerli bir iş deneyim belgesi sunmadığı için değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varıldığından bu aşamada aşırı düşük teklif sorgulama süreci ile ilgili düzeltici işlem tesis edilmesine gerek olmadığı sonucuna varılmıştır.
…
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Agersoft Bil. Tek. Dış. Tic. San. Ltd. Şti.nin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.
