Aşırı Düşük Teklif Açıklama Talep Yazısında Aşırı Düşük Teklif Sorgulamasına Konu Edilen İş Kalemlerinin Hangi Maliyet Bileşenlerine İlişkin Açıklama İstenildiğinin Net Bir Şekilde İfade Edilmesi

Karar No              : 2019/UH.II-608

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/564016 İhale Kayıt Numaralı “İş Sağlığı ve Güvenliği Profesyonelleri Hizmeti Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İstanbul Personel Yönetim A.Ş. tarafından 12.02.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İş Sağlığı ve Güvenliği Profesyonelleri Hizmeti Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Ege Gökmen İnşaat Araç Kiralama Ortak Sağlık Güvenlik Birimi İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitim Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 05.04.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.04.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.04.2019 tarih ve 16890 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.04.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/423 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İhale dokümanı düzenlemeleri uyarınca ihale konusu iş kapsamında 2 adet gezici İSG aracı kullanılacağı, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından ihale konusu işte kullanılacak olan 2 adet gezici İSG aracına ait çalışma belgesinin ve izin belgesinin teklif dosyası kapsamında sunulması gerektiği,

Gezici İSG sağlık araçlarına ilişkin olarak ihale aşamasında yeterlik kriterleri kapsamında değerlendirme yapılmamasının hatalı olduğu, bu hususun yeterlik değerlendirmesinde mündemiç olarak bulunduğu, ihale üzerinde bırakılan isteklinin ihale tarihi itibari ile 2 adet gezici İSG aracına ve bu araçların kullanılmasıyla ilgili gerekli belgelere sahip olmadığı, ihale tarihinden sonra gezici İSG araçlarına ilişkin yetkilendirme ve sisteme kayıt işlemlerinin yapılmasının ihale hukuku açısından mümkün olmadığı, gezici İSG sağlık hizmetinin yürütülebilmesi için ihale konusu işte kullanılacak olan her iki aracın da mobil sağlık aracı izninin İl Sağlık Müdürlüğünden alınmış olan belge ile bu belgenin İSG-KATİP üzerinden yüklenmesinin yapılarak İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğünce onaylanmasının zorunlu olduğu, bu hususun gezici sağlık hizmeti sunacak OSGB ve İSGB faaliyetleri gösteren firmalar için bir yeterlik kriteri olduğunun aşikar olduğu,

2) İdare tarafından aşırı düşük teklif sorgulamasının sağlıklı bir şekilde yapılmadığı, işin esasını oluşturan kısımlar ile ilgili açıklama istenilmediği, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı, söz konusu işin 5.392.068,00 TL+KDV ile yapılmasının mümkün olmadığı, yangın eğitimi, arama kurtarma eğitimi, acil durum tatbikatı eğitimi gideri hesaplanmadan dahi işin maliyetinin 5.890.360,83 TL olduğu, anılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının gerçeği yansıtmadığı,  işçilik hesaplamalarının mevzuata uygun olarak yapılmadığı, işçilik hesabının KİK İşçilik Hesaplama Modülü kullanılarak sözleşme ve genel giderler dahil tutarlar üzerinden yapılmadığı, işçilik saatlerinin yanlış hesaplandığı gibi KİK İşçilik Hesaplama Modülünün de kullanılmadığı,  Teknik Şartname’nin 6.1.18’inci maddesinde yer alan yemek, yol ve konaklama giderlerinin, Teknik Şartname’nin 5.7’nci maddesinde yer alan araç giderlerinin aşırı düşük teklif açıklamasına dahil edilmediği, alınan fiyat tekliflerine bu giderlerin dahil olup olmadığının anlaşılamadığı, fiyat tekliflerinin Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan şekil şartlarını taşımadığı, binek araç giderinin tevsik edilmediği, sağlık taramaları, ilk yardım eğitimi, yangın eğitimi ve acil durum tatbikatına ilişkin alınan fiyat tekliflerinde Teknik Şartname’deki kriterlere uygun olduğu ve tüm giderlerin karşılandığına ilişkin bir beyan bulunmadığı, fiyat teklifi alınan firmaların bu alanda faaliyet göstermediği, fiyat tekliflerinin gerçeğe aykırı olarak düzenlendiği, fiyat tekliflerine ilişkin tespit tutanaklarının ilgili meslek mensubundan istenerek karar verilmesi gerektiği, fiyat tekliflerinin Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan şekil şartlarını taşımadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

…

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “ihale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet atımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

79.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı sınır değer olarak kabul edilir.

79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;

SD: Sınır değeri,

YM: Yaklaşık maliyeti,

n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,

T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,

R: Sınır Değer Tespit Katsayısını

79.1.3. 79.1.2 nci maddede yer alan R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenir ve ilan edilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “Sınır Değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

1. a) Verilen hizmetin ekonomik olması,
2. b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
3. c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Aktarılan mevzuat hükümlerinden ihale komisyonu tarafından verilen teklifler değerlendirildikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesi çerçevesinde teklif fiyatı aşırı düşük olanların tespit edileceği, bu teklifler reddedilmeden önce, belirlenen süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak isteneceği, belirlenen süre içerisinde aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmaktadır.

Birim fiyat teklif cetveli standart formunun;

…

İdare tarafından sınır değerin 5.670.959,15 TL olarak belirlendiği, sınır değerin altında teklif veren İstanbul Akademi Sağlık Güvenlik Eğitim Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.- Özel Yüzyıl İş Sağlığı ve Güvenliği Sağlık Eğitim Hizmetleri San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığına ve Ömer Yusuf Sağlık Hizmetleri Medikal Madencilik Elektrik Çevre Sağlığı ve İnşaat San.  ve Tic. Ltd. Şti.ne 08.03.2019 tarihinde EKAP üzerinden aşırı düşük teklif açıklama talep yazısı gönderildiği, söz konusu yazıda açıklanması istenilen önemli teklif bileşenlerinin

1 İş Güvenliği Hizmeti (Az Tehlikeli)

2 İş Güvenliği Hizmeti (Tehlikeli)

3 İş Güvenliği Hizmeti (Çok Tehlikeli

4 İş Yeri Hekimi Hizmeti

5 Diğer Sağlık Personeli Hizmeti

6 1. Grup Sağlık Taraması

7 2. Grup Sağlık Taraması

8 3. Grup Sağlık Taraması

9 4. Grup Sağlık Taraması

10 Temel İlkyardım Eğitim Hizmeti

11 Yangın Eğitimi

12 Arama Kurtarma Eğitimi

13 Binek Araç

14 Acil Durum Tatbikatı Hizmeti

Olarak belirlendiği görülmüştür.

İstanbul Akademi Sağlık Güvenlik Eğitim Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.- Özel Yüzyıl İş Sağlığı ve Güvenliği Sağlık Eğitim Hizmetleri San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığı tarafından herhangi bir açıklama yapılmadığı ve bu gerekçe ile teklifinin reddedildiği, Ömer Yusuf Sağlık Hizmetleri Medikal Madencilik Elektirik Çevre Sağlığı ve İnşaat San.  ve Tic. Ltd. Şti. tarafından yapılan açıklamanın idarece uygun bulunarak ihalenin üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

İdare tarafından sınır değerin altında teklif veren isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazısı incelendiğinde, birim fiyat teklif cetvelinde yer alan tüm kalemlerin birim fiyat teklif cetvelindeki haliyle açıklanması istenilen önemli teklif bileşeni olarak belirlendiği görülmüştür.

İhale dokümanı düzenlemeleri incelendiğinde idarece açıklanması istenilen önemli teklif bileşenlerinden bazılarının birçok alt bileşen barındırdığı anlaşılmıştır.

Örneğin, eğitim ve tatbikat hizmeti ile ilgili olarak eğitime katılacak çalışanlara verilecek eğitim kitapçığı, eğitim sonrasında yapılacak sınav harç ödemeleri,  eğitimlerde kullanılacak tüm sarf malzemeleri ve araç gereç giderinin vb. giderin,

İhale konusu işte kullanılacak olan araçların yakıt, bakım-onarım, lastik, kasko, trafik sigortası, yedek parça, otoyol geçiş ücretleri, köprü ücretleri vb. giderin,

Sağlık taramaları ile ilgili olarak hizmetin sunumunda kullanılacak kağıt, kalem, pamuk, kağıt havlu, nokta bandı, keskin atık, çöp poşeti vb. bütün sarf ve diğer sağlık malzemeleri giderinin,

Çalıştırılan personelin yemek, yol ve konaklama giderinin,

Gezici İSG sağlık aracı vb. giderin yükleniciye ait olduğu görülmüştür.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesinde aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirlenmesinin zorunlu olduğu açıklanmıştır.

İdare tarafından sınır değerin altında teklif sunan isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında birim fiyat teklif cetvelindeki tüm kalemlerin cetveldeki haliyle açıklanması istenilen önemli teklif bileşeni olarak belirlendiği görülmekle birlikte ihale dokümanı düzenlemeleri incelendiğinde bu kalemlerden bazılarının birçok alt bileşen barındırdığı anlaşılmıştır.

Bu çerçevede,  başvuruya konu ihalede sınır değerin altında teklif sunan isteklilerin sağlıklı bir aşırı düşük teklif açıklaması yapmalarının mümkün olmadığı anlaşılmış olup, idare tarafından sınır değerin altında teklif sunan isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazısı, ihale dokümanındaki açıklama istenilen teklif bileşenleri ile ilgili düzenlemeler ve İstanbul Akademi Sağlık Güvenlik Eğitim Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti.- Özel Yüzyıl İş Sağlığı ve Güvenliği Sağlık Eğitim Hizmetleri San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığı tarafından bir açıklama yapılmadığı hususu göz önünde bulundurulduğunda idare tarafından mevzuata uygun bir sorgulama gerçekleştirilmediği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında aşırı düşük teklif sorgulamasına konu edilen iş kalemlerinin hangi maliyet bileşenlerine ilişkin açıklama istenildiğinin net bir şekilde ifade edilerek yeniden aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.