İlk İlan İle İhale Tarihi Arasında Kabul İşlemleri Tamamlanan Hizmet İşlerine İlişkin İş Bitirme Belgelerinin Teklif Kapsamında Sunulmasının Mümkün Olduğu

PUBLIC PROCUREMENT BOARD DECISION

• It is Possible to Submit Work Completion Documents Regarding Service Works, whose Acceptance Procedures Are Completed Between the First Announcement Date and the Tender Date

Decision No: 2019 / UH.II-312

TENDER SUBJECT TO THE APPLICATION:

2018/611952 Tender Registration Number “Ulus Orman Operation Directorate Helkeme Depot Stacking Work” Tender

REVIEW BY THE INSTITUTION:

Upon the rejection of Erdoğan Ulusoy’s complaint application on 03.01.2019 regarding the “Ulus Forest Management Directorate Helkeme Depot Stowage Work” tender held by the Ulus Forestry Operation Directorate on 26.12.2018, with the administration’s letter dated 08.01.2019, the application The owner filed an objectionable complaint with the petition dated 17.01.2019, which was registered with the Agency’s records with the number 2637 and dated 18.01.2019.

As a result of the examination made within the scope of the objection complaint file numbered 2019/91 regarding the application, the main examination report was prepared. Delta International Recruitment Company in Pakistan has offered a few gifted laborers to International organizations.

DECISION:

The main examination report and its annexes were examined.

In the petition of objection, it is summarized that the work experience document submitted by Rafet Keskin, who was left on the tender, was issued without acceptance of the work, the said document was not prepared in accordance with the public procurement legislation, the 39th and 45th Articles of the Service Procurement Tenders Implementation Regulation and the Public Procurement General Communiqué ‘s is not appropriate to 72.2’nc agent, subject to application of the certificate issued after the date of the announcement of the tender referred tendered can not be used , this is the reason for the offer of the successful bidder on the tender evaluation is given to the alleged non-should be released.

As a result of the following factors to evaluate the claims of the applicant it has been determined.

In Article 10 of the Public Procurement Law No. 4734, titled “Qualification Rules for Participation in Tenders”, the following information and documents may be requested from the bidders who will participate in the tender regarding the determination of their economic and financial competence and professional and technical competencies:

…

1. b) In order to determine the professional and technical competence;

…

2) Regarding the work subject to the tender or similar works committed by the bidder within the scope of a contract including a price to the public or private sector;

…

1. d) Documents showing the experience of purchases of goods and services, whose acceptance procedures have been completed in the last five years,

In the 39th article titled “Documents showing the work experience” of the Service Procurement Implementation Regulation, “(1) In the tenders where the documents showing the work experience are requested; Regarding the work subject to the tender or similar works undertaken within the scope of the technological product experience certificate and a single contract including a price in the public or private sector in the country or abroad;

1. a) Documents showing the work experience related to service procurement, whose acceptance procedures have been completed within the last five years, back from the date of the first announcement or invitation
2. b) Documents showing the work experience related to the service works whose acceptance procedures have been completed within the last five years, back from the date of the first announcement or invitation, provided that at least 80% of the initial contract value has been realized in the period before or after the transfer,

…

must be requested.

…

(2) İlk ilan veya davet tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında kabul işlemleri tamamlanan hizmet işleri, ilgisine göre birinci fıkranın (a) veya (b) bendi kapsamında değerlendirilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İş deneyimini gösteren belgeler ve benzer işe ilişkin hususlar” başlıklı 72’nci maddesinde “72.2. İş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği ihalelerde; yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında kabul işlemleri tamamlanan ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen tevsik edici belgeler sunulacaktır.” açıklaması,

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

1. a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

…

sunması zorunludur.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale üzerinde bırakılan Rafet Keskin tarafından teklifi kapsamında Ulus Orman İşletme Müdürlüğünce Rafet Keskin adına düzenlenen “Ulus Orman İşletme Müdürlüğü Helkeme Deposu İstif İşi”ne ilişkin iş bitirme belgesinin sunulduğu görülmüştür.

Anılan iş deneyim belgesine ilişkin işe ait ihale dokümanı incelendiğinde işin süresinin 210 gün olduğu tespit edilmiştir.

18.12.2018 tarihli söz konusu iş bitirme belgesi incelendiğinde, sözleşme tarihinin 07.06.2018 olduğu, işin kabul tarihinin 18.12.2018 olduğu, ilk sözleşme bedelinin 94.000 TL olduğu, gerçekleştirilen iş tutarının 79.743,52 TL olduğu, dolayısıyla işe ilişkin iş bitirme belgesinin sözleşmede öngörülen süresinden önce ve iş eksilişi yapılmak suretiyle düzenlendiği görülmüştür.

Söz konusu iş bitirme belgesini düzenleyen Ulus Orman İşletme Müdürlüğüne gönderilen 07.02.2019 tarihli ve E.2019/3029 tarihli yazı ile Rafet Keskin adına düzenlenen 18.12.2018 tarihli ve 2018/221663-2833497-1-1 sayılı iş deneyim belgesinin düzenlenmesine dayanak teşkil eden belgeler (sözleşme, kabul tutanağı, ilgili diğer tutanaklar vb.) talep edilmiştir.

Ulus Orman İşletme Müdürlüğü tarafından gönderilen 08.02.2019 tarihli ve 288022 sayılı cevabi yazı ekinde şikayet edilen iş bitirme belgesine konu sözleşme, işe başlama tutanağı, işin bitirildiğine dair Rafet Keskin tarafından idareye yazılan dilekçe, söz konusu işe ilişkin kabul tutanağı ve iş bitirme belgesinin birer örneği gönderilmiştir.

İlgili idare tarafından gönderilen hizmet işleri kabul tutanağı’nda “Ulus Orman İşletme Müdürlüğü İle yüklenici Rafet Keskin arasında imzalanan sözleşme kapsamında gerçekleştirilen iş için düzenlenen Kabul Teklif Belgesinden ön incelemenin yapıldığı anlaşılmış olup Başkan: Ramazan Onur (Müdür Yardımcısı), Üye: İlhan Necati Kuru (Teknisyen), Üye: Selin Çevik (İşletme Şefi) olmak üzere teşkil edilen Muayene Kabul Komisyonumuz, yüklenici Rafet Keskin’in de hazır olduğu halde 18.12.2018 tarihlerinde işyerine giderek yüklenici tarafından yapılmış işleri kabul bakımından incelemiş ve aşağıda yazılı hususları tespit etmiştir.

Yapılan işin sözleşme ve eklerine uygun olduğu ve geçici kabule engel olabilecek eksik, kusur ve arızaların bulunmadığı görülmüştür.

Sonuç: Muayene kabul bakımından muayene ve inceleme işlemlerinin yapılması görevi Komisyonumuza verilmiş bulunan söz konusu işin yukarıda belirtilen (varsa ayrıntıları veya gerekçeleri ekli sayfalarda sayılan ve gösterilen) kayıtlarla ve bitim tarihi de 18.12.2018 olarak itibar edilmek üzere kabulünün yapılması Komisyonumuzca uygun görülmüş ve 18.12.2018 tarihinde Makamın onayına sunulmak üzere iş bu Kabul Tutanağı 4 nüsha olarak düzenlenmiştir.

Tarih: 18.12.2018” ifadelerine yer verildiği, söz konusu tutanağın kabul komisyonu başkanı Ramazan Onur, Üye Selin Çevik, Üye Necati Kuru, Yüklenici Rafet Keskin tarafından imza altına alındığı, Kabul Tutanağının İşletme Müdürü Mustafa Dağdeviren tarafından 18.12.2018 tarihinde onaylandığı görülmüştür.

Ulus Orman İşletme Müdürlüğüne gönderilen 21.02.2019 tarihli ve E.2019/3995 tarihli yazı ile Rafet Keskin adına düzenlenen 18.12.2018 tarihli ve 2018/221663-2833497-1-1 sayılı iş deneyim belgesine konu işin sözleşme bedelinden daha düşük bedelle bitirildiği görüldüğünden, iş eksilişi yapılıp yapılmadığına ilişkin bilgi ve belgeler (ilgili tutanaklar, iş eksilişi yapılma gerekçesini belirten belgeler vb.) talep edilmiştir.

Ulus Orman İşletme Müdürlüğü tarafından gönderilen 22.02.2019 tarihli ve 381495 sayılı cevabi yazıda “… iş eksilişi ile ilgili; ihale hazırlama aşamasında yaklaşık maliyet hesabı yapılırken ilgili yıla ait üretilmesi öngörülen orman emvali(global) ve birim fiyat esas alınmıştır.

Ancak ilgili dönemde üretilmesi öngörülen orman emvali gerçekleşmesinde eksilme olduğundan İşletme Müdürlüğümüz, Söke Orman İşletme Şefliği Helkeme Son Deposuna beklenenden az emvali girişi olmuş ve 2018/221663 İKN no’lu istif işi ihalesi yüklenicisi olan Rafet Keskin işi sözleşme bedeli olan 94.000,00 TL yerine 79.743,52 TL ile %84 oranında işi bitirmiştir.” ifadelerine yer verilmiştir.

Ayrıca anılan yazı ekinde 1 no’lu hakediş raporu, 1 no’lu hakedişe ait yapılan işler listesi, 2 no’lu hakediş raporu, 2 no’lu hakedişe ait yapılan işler listesi ile “İş Artışı-Eksilişi Komisyon Kararı” gönderilmiştir.

İş Artışı- Eksilişi Komisyon Kararı incelendiğinde “Söz konusu Helkeme Depo İstif işinin tamamlanmasında önceden kestirilemeyen kalemlerde iş eksilişi meydana gelmiştir.” ifadelerine yer verilmiş olup, ayrıca yer alan tabloda “yapılması öngörülen iş miktarlarına” ve “yapılan iş miktarlarına” yer verilerek iş eksilişine ilişkin hesaplama yapılmıştır. İş eksilişine ilişkin hesaplamanın bulunduğu tablonun altında “Söz konusu istif işinin tamamlanmasında yapılan incelemeden dolayı bir iş eksilişi olduğu görülmüştür.” ifadelerine yer verilmiştir. İş eksilişine ilişkin söz konusu karar muayene ve kabul komisyonu üyeleri tarafından imzalanmış olup, İşletme Müdürü tarafından 18.12.2018 tarihinde onaylanmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ve yapılan inceleme sonucunda elde edilen tespitler çerçevesinde, Rafet Keskin tarafından teklifi kapsamında sunulan iş bitirme belgesine konu işin iş eksilişi yapılmak suretiyle tamamlandığı, bu bağlamda idarece iş eksilişine ilişkin belge düzenlendiği, söz konusu iş bitirme belgesinin işin kabulü tarihinde düzenlendiği, işe ilişkin kabul tutanağında işin sözleşme ve eklerine uygun olduğunun belirtildiği,  kabule engel olabilecek eksik, kusur ve arızaların bulunmadığının belirtildiği, anılan tutanağın kabul komisyon üyeleri, yüklenici ve işletme müdürü tarafından imzalandığı, dolayısıyla başvuru sahibinin Rafet Keskin tarafından sunulan iş deneyim belgesinin işin kabulü yapılmadan düzenlendiği iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Ayrıca, başvuru konusu ihalenin ilan tarihinin 29.11.2018 olduğu, ihale tarihinin 26.12.2018 olduğu, Rafet Keskin tarafından sunulan iş deneyim belgesine konu işin kabul tarihinin 18.12.2018 olduğu, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 39’uncu maddesinin ikinci fıkrasında yer alan hüküm gereği ilk ilan tarihi ile ihale tarihi arasında kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin iş bitirme belgelerinin teklif kapsamında sunulmasının mümkün olduğunun anlaşıldığı,  dolayısıyla başvuru sahibinin ilan tarihinden sonra düzenlenen belgenin anılan ihale kapsamında kullanılamayacağı iddiasının da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

For the reasons explained, in accordance with Article 65 of the Law numbered 4734, within 30 days following the notification of this decision or deemed to have been served, in Ankara Administrative Courts,

Rejection of the appeal application in accordance with subparagraph (c) of the eleventh paragraph of Article 54 of the aforementioned Law,

   It was decided unanimously.