Yemeklerin Gramajlarına İhale Dokümanında Yer Verilmemesi Durumunda Eşdeğer Yemeklerin Gramajlarının Esas Alınabileceği

• Yemek Aşırı Düşük
• Açık İhale Usulü İle Gerçekleştirilen “Malzeme Dahil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri İşi Hizmet Alımı
• Yemek İçerikleri ve Gramajları
• Eşdeğer Olabilecek Yemekler
• İdareye Birden Fazla Dilekçe Verilmiş Olması
• Süresinden Sonra Başvuru

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/523462 İhale Kayıt Numaralı “Malzeme Dahil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri İşi Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ankara Mesleki ve Çevresel Hastalıklar Hastanesi Başhekimliği tarafından 19.11.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Malzeme Dahil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri İşi Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Karanfil Yemek Emlak Temizlik İnşaat Otomotiv Sanayi Ticaret Limited Şirketi’nin 13.11.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.11.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 26.11.2018 tarih ve 57275 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.11.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/1726 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Teknik Şartname’de 14 günlük örnek menüye yer verilmesine rağmen bu menülerde yer alan kokteyl komposto, dondurmalı irmik helva, napoliten soslu makarna, sebzeli kuskus, yoğurtlu havuç tava reçetelerine şartnamede yer verilmediği, ayrıca teknik şartnamede olmayan yemeklerin benzer yemeklere göre yapılabileceği ile ilgili maddenin de bulunmadığı, sebzeli kuskus, yoğurtlu havuç tava gibi yemeklerin Şartname’de muadilinin bulunmadığı, dondurmalı irmik tatlısı için temel alınabilecek hiçbir dondurma gramajı ve özelliklerinin yer almadığı, bu durumun 14 günlük menü hesaplamasına ve dolayısıyla sağlıklı teklif vermelerine engel teşkil ettiği,

2) Teknik Şartname’nin 15.3’üncü maddesinde kahvaltıda ve ara öğünde verilecek malzemelerin cinsi belirtilmesine rağmen kullanılacak malzemelerin miktarlarına şartnamede yer verilmediği, bu durumun normal kahvaltı ve ara öğün maliyetlerini hesaplamayı imkansız hale getirdiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

1. a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
2. b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
3. c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

1. a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

1. b) İhale, aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemleri yapılmaksızın sonuçlandırır.
2. c) Aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

79.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı sınır değer olarak kabul edilir.

79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;

SD: Sınır değeri,

YM: Yaklaşık maliyeti,

n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan (Ek ibare: 29.06.2017-30109 R.G./2. md.) ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,

T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan (Ek ibare: 29.06.2017-30109 R.G./2. md.) ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,

R: Sınır Değer Tespit Katsayısını

79.1.3. 79.1.2 nci maddede yer alan R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenir ve ilan edilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

…

79.2.6. Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.

…

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde sadece iki haftalık örnek menüdeki ana girdiler ve işçilik giderleri dikkate alınarak açıklama yapılmalıdır. İsteklilerin örnek menüdeki girdiler ve işçilik gideri kullanılarak teklif ettikleri birim fiyatı açıklamaları gerekmekte olup toplam miktar ve tutar açıklaması yapılmayacaktır. Örneğin normal kahvaltı, diyet kahvaltı, ara öğün, normal yemek ve diyet yemek gibi birim fiyatları içeren bir ihalede, isteklilerin teklif ettikleri birim fiyatı; örnek menüyü ve bu menünün üretimi için gerekli işçilik tutarını kullanarak tevsik etmeleri durumunda açıklama uygun kabul edilecektir                …” açıklaması yer almaktadır.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin  “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

1. a) Adı: Malzeme Dahil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri İşi Hizmet Alımı
2. b) Miktarı ve türü:

1 Aşçı, 1 Aşçı Yardımcısı ve 7 Yardımcı Personel olmak üzere toplam 9 Personel ile 12 Ay Süresince Malzeme Dahil Yemek Hazırlama, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri İşidir.

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

1. c) Yapılacağı yer: Osmangazi Mah. Atlılar Sokak No:45 Keçiören/ANKARA-Ankara Meslek Hastalıkları Hastanesi” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Hizmetin özelliğine göre, sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince yapılacak ulaşım,nakliye, sigorta, vergi (KDV Hariç), resim ve harç giderleri yükleniciye aittir. Söz konusu giderler teklif fiyata dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Bu hizmetin yürütülmesi teknik şartnamede belirtilen nitelikteki toplam 9 personelle yapılacak olup, personellere ait işçilik ücreti, sigorta, yemek, ayni yol gideri ve giyecek giderleri ile malzeme giderleri ve ilaçlama giderleri teklif fiyata dahil edilecektir. (Ayrıntılar Standart Form Teklif Cetvelinde belirtilmiştir.)

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Kısa vadeli sigorta prim oranları belirtilecektir.

sigortalının prime esas kazancının % 2’si” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

1. a) Verilen hizmetin ekonomik olması,
2. b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
3. c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede, normal kahvaltı ve yemek grubu için 2 haftalık örnek menüye, ayrıca diyet kahvaltı ve ara öğün ile diyet öğle ve akşam yemeği grubu için 2 haftalık örnek menüye Teknik Şartname’de yer verildiği, kokteyl komposto, dondurmalı irmik helva, napoliten soslu makarna, sebzeli kuskus makarna, sebzeli kuskus, yoğurtlu havuç tava yemeklerinin normal kahvaltı ve yemek grubu için hazırlanan 2 haftalık örnek menüde yer aldığı tespit edilmiştir.

Bununla birlikte Teknik Şartname’deki düzenlemeler incelendiğinde iddia konusu kokteyl komposto, dondurmalı irmik helva, napoliten soslu makarna, sebzeli kuskus, yoğurtlu havuç tava yemeklerinin çiğ girdi miktarlarına gramaj listesinde yer verilmediği görülmüştür.

Her ne kadar başvuru sahibinin iddiasında belirttiği yemeklerin gramajlarına ihale dokümanında yer verilmediği görülmüş olsa da aynı örnek yemek menüsü içerisinde birbirine yakın yemek çeşitlerine yer verildiği, bu kapsamda ihale dokümanında yer alan gramaj listeleri incelendiğinde başvuru sahibinin iddiasında yer verdiği yemeklerine içerik ve gramaj bakımından eşdeğer olabilecek;  kokteyl komposto için vişne kompostosu, erik kompostosu, ayva kompostosu ve erik kompostosu bulunduğu, dondurmalı irmik helva için irmik helvası bulunduğu, napoliten soslu makarna için soslu makarna bulunduğu, sebzeli kuskus için sade pilav ve peynirli makarna bulunduğu, yoğurtlu havuç tava için yoğurtlu havuç karnabahar kızartma bulunduğu bu nedenle söz konusu yemeklerin içeriklerinin ve gramajlarının şikâyete konu yemeklere emsal olabilecek nitelikte olduğu, dolayısıyla isteklilerin eşdeğer olabilecek yemeklerin gramajları esas alınarak tekliflerini oluşturabileceği değerlendirildiğinde söz konusu yemeklere ilişkin eksikliğin isteklilerin teklif hazırlamasına engel bir durum oluşturmayacağı anlaşılmaktadır.

Yukarıda yapılan tespitler çerçevesinde, idarece hazırlanan menülerde yer alan kokteyl komposto, sebzeli kuskus, yoğurtlu havuç tava ve napoliten soslu makarna yemeklerine ilişkin içerik ve gramaj bilgilerinin ihale dokümanı kapsamında verilmediği, bununla birlikte söz konusu yemeklere eşdeğer olabilecek yemeklerin bulunduğu, başvuruya konu işte deneyim sahibi isteklilerin basiretli tüccar olarak hareket edip söz konusu yemeklere eşdeğer olabilecek yemekleri esas almak suretiyle teklif maliyetlerini hazırlayabileceği anlaşılmış olup başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kanun’un “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinde “…Başvurular üzerine ihaleyi yapan idare veya Kurum tarafından gerekçeli olarak;

…

1. c) Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması, usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmış olması veya şikayete konu işlemlerde hukuka aykırılığın tespit edilememesi veya itirazen şikayet başvurusuna konu hususun Kurumun görev alanında bulunmaması hallerinde başvurunun reddine,

karar verilir….” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuru süreleri” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareye şikayet süresi; ihale sürecindeki şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.

(2) Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayetler, birinci fıkradaki süreleri aşmamak kaydıyla başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir.

(3) Kuruma itirazen şikayet süresi; şikayet veya itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan iptal kararına karşı yapılacak başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.” hükmü yer almaktadır.

İhale işlem dosyası incelendiğinde, başvuru sahibinin birbirinden farklı iddialar içeren iki ayrı dilekçeyle idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu, ihale dokümanına yönelik başvurunun en geç ihale tarihinden (19.11.2018) üç iş günü öncesine kadar, en geç 13.11.2018 tarihinde yapılması gerekirken başvuru sahibinin kahvaltıda ve ara öğünde verilecek malzemelerin miktarlarına şartnamede yer verilmediği yönündeki iddiasına yer verdiği dilekçeyle 15.11.2018 tarihinde idareye başvuruda bulunduğu, dolayısıyla söz konusu iddiayı içeren şikâyet başvurusunun süresinde yapılmadığı anlaşılmıştır.

Bu itibarla idareye süresinde şikâyet başvurusunda bulunulmadığı anlaşıldığından ikinci iddiaya ilişkin başvurunun süre yönünden reddi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,