Yapım İşleri İhale Yönetmeliğine Göre Beyan Edilen Belgeler Şekil Şartlarına Uygun Olarak Sunulmalıdır

Karar No              : 2022/UY.I-970

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/442003 İhale Kayıt Numaralı “18,000 Ton Sıcak Karışım Asfalt Aşınma Tabakası Alımı, Yapımı ve Onarımı Yapım İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Akyurt Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü tarafından 31.05.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “18,000 Ton Sıcak Karışım Asfalt Aşınma Tabakası Alımı, Yapımı ve Onarımı Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak Proyap Enerji Nakliyat İnşaat Anonim Şirketi’nin 05.07.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 18.07.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 27.07.2022 tarih ve 34135 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.07.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/766 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, sundukları ortaklık tespit belgesinin idarece Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesine uygun olmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, bu hususta bir itirazlarının olmadığı ancak idarece geçici teminatın gelir kaydedilmesine ilişkin kararın aynı Yönetmelik’in 60/A maddesine aykırı olduğu iddiasına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş deneyimini gösteren belgeler” başlıklı 39’uncu maddesinin dokuzuncu fıkrasında “Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ve Kanuna göre yapılacak ihalelere ilişkin sözleşmelerin yürütülmesi konusunda temsile ve yönetime yetkili olan ortağına ait iş deneyim belgesinin sunulması halinde; ticaret sicili müdürlükleri veya meslek mensubu yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir) tarafından, ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartların korunduğunu gösteren ortaklık tespit belgesinin sunulması zorunludur. Ticaret sicili müdürlükleri veya meslek mensubu tarafından düzenlenen ortaklık tespit belgesinin, düzenlendikten sonra iş deneyim belgesini kullanan tüzel kişinin temsilcisi ve iş deneyim belge sahibi tarafından imzalanması gerekmektedir.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 60/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

…

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden e-teklif şeklinde gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır…

(10) İhale komisyonu tarafından 60 ıncı madde kapsamında seçilen yönteme bağlı olarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

a) Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin yedinci maddesinde “7.1(ğ) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere kullanılan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ve Kanuna göre yapılacak ihalelere ilişkin sözleşmelerin yürütülmesi konusunda temsile ve yönetime yetkili olan ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicili müdürlükleri veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartların korunduğunu gösteren, standart forma uygun belge” sunulması gereken yeterlik belgeleri arasında sayılmış, konuya ilişkin standart forma (KİK031.1/Y) ihale dokümanı kapsamında yer verildiği görülmüştür.

Aynı Şartname’nin 33’üncü maddesinde “Sınır değerin altında teklif sunan isteklilerin teklifleri açıklama istenilmeksizin reddedilecektir.” yönünde düzenleme yapılmıştır.

06.06.2022 tarihli ilk komisyon kararı ile ihalenin başvuru sahibi istekli üzerinde bırakıldığı, kararın tebliğini müteakip ihale üzerinde kalan başvuru sahibinin ihalede ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklife ilişkin idareye şikayet başvurusunda bulunduğu, dilekçede bahse konu istekli tarafından sunulan Ortaklık Tespit Belgesinde belge sahibinin imzasının ve meslek mensubu onayının bulunmadığı iddialarına yer verildiği, ayrıca eşit muamele ilkesinden bahisle bu husustaki incelemenin tüm teklifler için yapılması gerektiğinin belirtildiği görülmüştür.

Şikayet başvurusunun idarece reddedildiği, ancak 01.07.2022 tarihli komisyon kararı ile başvuru sahibinin teklifinin, ortaklık tespit belgesinin belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı ve Yönetmelik’in yukarıda yazılı 60/A maddesinin 10’uncu fıkrası kapsamında geçici teminatın gelir kaydedilmesine karar verildiği görülmüştür.

Ortaklık Tespit Belgesi başlıklı standart formda (KİK031.1/Y), ticaret sicili müdürlükleri veya meslek mensubu tarafından düzenlenen belgenin, düzenlendikten sonra iş deneyim belgesini kullanan tüzel kişinin temsilcisi ve iş deneyim belgesi sahibi tarafından imzalanması gerektiği belirtilmiş, belgenin meslek mensubu tarafından düzenlenmesi halinde Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde temin edilen özel kaşenin kullanılacağı yönünde düzenleme yapılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından sunulan belgeye bakıldığında, belgede iş deneyim belgesi sahibinin imzasının ve yukarıda belirtilen özel kaşenin bulunmadığı görülmüştür.

4734 sayılı Kanun’un 30’uncu maddesinde “Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.” hükmü yer almakta olup gerek fiziki ortamda gerekse e-teklif alınmak suretiyle yapılan ihalelerde tekliflerin geri alınması mümkün bulunmamaktadır.

E-ihalelerde elektronik ortamda yapılmayan ihalelerden farklı olarak, belgeler yaklaşık maliyet ve teklif fiyatlarının açıklandığı ihale tarih ve saatinden sonra sunulduğundan, yapılacak değerlendirmenin de suistimalleri engelleyecek nitelikte olması; bu bakımdan, isteklilerin e-ihaleye katılım aşamasında beyan ettikleri bilgileri tevsik eden belgeleri mevzuatta aranan şartların tamamını sağlayacak şekilde sunmalarına ilişkin kuralların tereddüde mahal vermeyecek şekilde uygulanması gerekmektedir.

İhale komisyonları tarafından, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler üzerinden geçerli teklifler belirlenmekte, akabinde, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan bilgi ve belgeler için ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerinden beyan edilen hususları tevsik edici belgeler istenilmektedir.

İstekliler, ihalede belirlenen teklif geçerlilik süresinin sonuna kadar teklifleriyle bağlı olduklarından, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi/belgelerin teyidi amacıyla idare tarafından gönderilen taleplerin mevzuata uygun şekilde karşılanması gerekmektedir. Söz konusu gereklere uygun hareket edilmesini teminen ilgili yönetmeliklerde uyulacak kurallara ve uygulanacak yaptırımlara yer verilmiştir.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 60/A maddesinin 10’uncu fıkrasının (a) bendinde, beyan edilen bilgi/belgeleri teyit etmek üzere isteklilerden talep edilen belgelerin şekil şartlarına uygun olarak sunulması kuralı getirildiği, isteklilerin bu kurala uygun şekilde belge sunmaması durumu için ise geçici teminatın gelir kaydedilmesi yaptırımının öngörüldüğü, şekil şartlarına uygun olarak sunulmasına rağmen yeterlik kriterlerini karşılamadığı anlaşılan belgeler için ise söz konusu yaptırımın uygulanmayacağı anlaşılmaktadır.

Diğer bir deyişle, sunulan belgenin şekil şartlarını taşımaması ve/veya hiç sunulmaması durumu ile usulüne uygun şekilde sunulan belgenin yeterlik kriterlerini karşılamaması durumu için uygulanacak yaptırım bakımından mevzuatta ikili bir ayrıma gidilmiştir.

Yukarıda yer verilen ve başvuru sahibi isteklinin geçici teminatının gelir kaydına dayanak olan mevzuat hükmünde temel amacın 4734 sayılı Kanun’un beşinci maddesinde yer alan temel ilkelerin zedelenmesini engelleme ve tekliflerin geri çekilemeyeceğine ilişkin kuralın elektronik ortamda gerçekleştirilen ihalelerde de uygulanmasına yönelik olduğu değerlendirilmektedir. Örneğin, ortağın iş deneyim belgesinin kullanıldığı durumlarda geriye doğru bir yıllık kesintisiz ortaklık şartının karşılanıp karşılanmadığı beyan edilen bilgi/belgelerden anlaşılamamakta, yeterlik değerlendirmesi ancak sunulan belge ve ekleri ile yapılabilmektedir. Bu bağlamda, bahse konu değerlendirmenin ancak usulüne uygun olarak sunulmuş bir belge üzerinden yapılabileceği aşikârdır.

Başvuru sahibi tarafından iş deneyim belgesini kullanacak ortağa ilişkin Ortaklık Tespit Belgesi başlıklı standart formun (KİK031.1/Y) sunulduğu, ancak anılan belgede mevzuatta aranan her iki şekil şartının da karşılanmadığı, dolayısıyla Yönetmelik’te belirtilen şartlara uygun bir belge sunulmadığı görülmüş, geçici teminatın gelir kaydedilmesi işleminde mevzuata aykırılık bulunmamıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.