Numune Değerlendirmesinin İsteklinin Huzurunda Gerçekleştirilmesi Zorunlu Değildir

Karar No              : 2021/UM.II-1831

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/219138 İhale Kayıt Numaralı “Muhtelif Çocuk Oyun Grubu, Açık Alan Spor Aleti Temini ve Montajı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kepez Belediye Başkanlığı Park ve Bahçeler Müdürlüğü tarafından 17.06.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Muhtelif Çocuk Oyun Grubu, Açık Alan Spor Aleti Temini ve Montajı İşi” ihalesine ilişkin olarak Ars Park Peyzaj Fidancılık Makina İnşaat San. Tic. A.Ş nin 20.08.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 02.09.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.09.2021 tarih ve 40521 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.09.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/1464 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Teklif ettikleri ürünlerin Teknik Şartname’ye uygun olmasına rağmen idarece aksi yönde yapılan değerlendirmenin ve idarenin inceleme raporunu şikayet süresinin bitimine iki gün kala talepleri üzerine göndermesinin yerinde olmadığı ve numune değerlendirmesinin şirket yetkilileri bulunmadan yapılmasının şeffaflık ilkesine aykırı olduğu,

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinde “İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabilecekler, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikayet ve itirazen şikayet başvurusunda bulunabilirler.

….

Şikayet başvuruları idareye, itirazen şikayet başvuruları Kuruma hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle yapılır.

Dilekçelerde aşağıdaki hususlara yer verilir:

…

d) Başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı deliller.”  hükmü,

Aynı Kanun’un “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinde “Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

…

İdare, şikayet başvurusu üzerine gerekli incelemeyi yaparak on gün içinde gerekçeli bir karar alır.  Alınan karar, şikayetçi ile diğer aday veya istekliler ile istekli olabileceklere karar tarihini izleyen üç gün içinde bildirilir. İlan ile ihale veya ön yeterlik dokümanına yönelik başvurular dışında istekli olabileceklere bildirim yapılmaz.

Belirtilen süre içinde bir karar alınmaması durumunda başvuru sahibi tarafından karar verme süresinin bitimini, süresinde alınan kararın uygun bulunmaması durumunda ise başvuru sahibi dahil aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından idarece alınan kararın bildirimini izleyen on gün içinde Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir.

…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

…” açıklaması yer almaktadır.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1 İhale konusu malın; a) Adı: Muhtelif Çocuk Oyun Grubu, Açık alan Spor Aleti Temini ve Montajı İşi” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.6 İhalede istenilen iki kuleli oyun grubundan 1 adet, tahtarevalli 1 adet, ikili salıncak 1 adet, açık alan spor aletleri 1 takım, ihale tarihinden 1 gün önce 16.06.2021 saat 16:00’ye kadar idarenin göstereceği yere montajlı olarak teslim edilecektir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Teknik Şartname’nin “2-İki Kuleli Oyun Grubu Temini ve montajı” bölümünün “Genel Hususlar” başlıklı kısmında “Kare ve altıgen oyuncak kulelerinin ankrajları tek parça olarak imal edilecektir.” düzenlemesi,

“H:150 cm. Spiral Kaydırak” başlıklı kısmında “Kaydırağın giriş bölümü yan kısımlarının (derinliği) yüksekliği en az 20 cm olacaktır….Spiral kaydıraklarda kayma hızını kesecek bir çıkış bölümü (yavaşlama düzlemi) bulunacak ve kayılan bölümün boyu çıkış bölümünün uzunluğu en az 50 cm, eğimi en fazla 10 derece , çıkış radüsü 50 mm olacaktır.” düzenlemesi,

“H:100 cm. Düz Kaydırak” başlıklı kısmında “Düz kaydırağın çıkış bölümünün genişliği en az 75 cm. olacaktır.” düzenlemesi,

“3-Üç Kuleli Oyun Grubu Temini ve montajı” bölümünün “Kare Platform” başlıklı kısmında “Platform üzerinde olması gereken tüm delikler önceden açılmış max. 8 mm olmalıve montaj sırasında deforme edilmemelidir.” düzenlemesi,

“4-İkili metal Salıncak Temini ve montajı” bölümünün “Ön tamponlu zincirli salıncak oturağı” başlıklı kısmında “Salıncak koltuğunun ön kısmında darbelere karşı korumak için kauçuk tampon kullanılmalıdır.” düzenlemesi,

“8-Bacak itme fitness aletinin temini ve montajı” bölümünde “Spor aletlerinde stoplama sistemi kullanılacak olup, açısal olarak en fazla 90 derece dönmeye müsaade edecek şekilde olacaktır.” düzenlemesi bulunmaktadır.

İhale komisyonu kararının incelenmesi sonucunda, ihaleye iki istekli tarafından teklif verildiği; isteklilerce sunulan yeterlik belgelerinin uygun bulunduğu, yapılan numune değerlendirmesi sonucunda ise başvuru sahibi olan ARS Park Peyzaj Fidancılık Mak. İnş. San. Tic. A.Ş.nin teklif ettiği ürünlerin numunelerinin, ihale komisyonu kararı ekinde yer alan Numune İnceleme Raporunda tespit edilen eksiklik ve aykırılıklar sebebiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi isteklinin Koçakpark Kent Ekipmanları San. ve Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği görülmüştür.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında, 16.06.2021 tarihinde düzenlenen “Teslim-Tesellüm Belgesi”nden, başvuru sahibi tarafından teklif edilen ürünlere ait numunelerin idareye teslim edildiği, belgede başvuru sahibinin kaşesi ile imzasının; idare adına ise bir personelin ad-soyad ve imzasının bulunduğu görülmüştür.

İhale komisyonu kararı ekinde yer alan “İnceleme Raporu” başlıklı belge incelendiğinde ise başvuru sahibi istekli bakımından aynen; 

“1. İki Kuleli Oyun Grubu (2 nolu poz tarifi)

Şartnamede tek parça olarak imal edilmesi gereken oyun grubu çatısı 3 parçadan imal edilmiştir.

Şartnameye göre spiral kaydırağın yan koruma kısımlarının derinlik yüksekliği en az 20 cm. olmalıdır. Kurulan numune Şartname’ye uygun değildir.

Spiral kaydıraklarda kayma hızını kesecek bir çıkış bölümü (yavaşlama düzlemi) bulunacak ve kayılan bölümün uzunluğu en az 50 cm, çıkış radüsü 50 mm olacaktır. ibaresine uygun değildir.

Düz kaydırak çıkış genişliği min 75 cm olmalıdır. ibaresine uygun değildir.

Kaydırak ile korkulukları arasında boşluklar bulunmaktadır. Çocuklar için tehlikeli bulunduğu için uygun görülmemektedir.

Oyun grubu platformlarında 8 mm delikler istenmektedir. Fakat platform kaplamasındaki deliklerin çoğu bası olarak kalmış delinmemiş ve platform taşıyıcılar arası deformeler oluşmuştur, oluşturulan delikler gelişi güzel düzensizdir. Platform arası merdiven köşeleri pahlanmamış olup güvenlik açısından risk oluşturmaktadır.

2. Tahtaravelli (5 nolu poz tarifi)

Şartnameye uygun olarak imal edilmiştir.

3. İkili salıncak (4 nolu poz tarifi)

Salıncak koltuğunun ön kısmında darbelere karşı korumak için kauçuk tampon kullanılmalıdır. İbaresindeki tampon uygulaması salıncağa tam oturmaması nedeniyle çocukların güvenliğini riske atmaktadır.

4. Açık alan spor aletler 1 takım (6,7,8,9,10,11,12 nolu poz tarifleri)

8 nolu poz tarifinde bulunan bacak itme fitnes aletinin stopu iç rulman tarafından çözülmeyip takoz ile çözülmüştür. Bu da insan parmağının sıkışıp kırılabilmesine varan güvenlik tehdidi bulunduğu için uygun görülmemiştir. Diğer açık alan aletleri şartnameye uygun bulunmuştur.” ifadelerinin kullanıldığı; ifadelerin her birinin fotoğraflarla desteklendiği, tutanağın her sayfasında da beş adet paraf bulunduğu görülmüştür.

20.09.2021 tarihli ve 159944 sayılı Kurum yazısı ile idareden bu parafların kimlere at olduğunun sorulması üzerine idarece verilen cevapta, bu parafların ihale komisyonu üyelerine ait olduğu belirtilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nde yer alan hükümlerden, numune değerlendirmesi sürecinde numunenin fiziksel niteliklerinin inceleneceği ve numunenin fiziksel özelliklerinin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığının kontrol edileceği, yapılan inceleme sonucunda ise numunenin uygunluk durumuna ilişkin tutanak düzenleneceği ve numunenin uygun bulunmaması halinde bu tutanakta uygun bulunmama gerekçelerine yer verileceği anlaşılmıştır.

Aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları uyarınca ihale sürecinde gerçekleştirilen işlemlerin ihale komisyonu yoluyla yerine getirilmesi gerekmekte olup, teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’yi karşılayıp karşılamadığının tespitinin numune değerlendirilmesi yoluyla yapılması halinde,  numune değerlendirmesi  işlemlerinin sonucunda düzenlenen numune değerlendirme tutanağında, ihale komisyonunun en az bir üyesinin imzasının bulunmasının mevzuata uygun olduğunun kabul edileceği anlaşılmıştır.

Numune değerlendirmesine dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; numune değerlendirmesinin İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenip belirlenmediği, İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirleme yapıldıysa idarece, numune değerlendirmesi ile ilgili iş ve işlemlerin  usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve numune değerlendirme tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvuru sonuçlandırılmaktadır. Zira numune değerlendirmesine ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait bulunmaktadır.

İdare tarafından düzenlenen numune değerlendirme tutanağı incelendiğinde, idarenin başvuru sahibi istekli tarafından idarece belirlenen alanda kurulan ürün numunelerinin değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen aykırılık ve eksiklerin belirlendiği ve fotoğraflarının çekildiği görülmüş olup; yukarıda açıklandığı üzere usulüne uygun olarak gerçekleştirilen numune değerlendirmesine ilişkin işlemlerde nihai sorumluluğun idarede bulunduğu, Kurum tarafından, bu işlemlerin idarece usulüne uygun olarak gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği yönünden inceleme yapıldığı, bu itibarla ihale komisyonu üyeleri tarafından usulüne uygun şekilde numune değerlendirmesi yapıldığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Başvuru sahibinin, idarenin, inceleme raporunu şikayet süresinin bitimine iki gün kala talepleri üzerine göndermesinin yerinde olmadığı iddiasına ilişkin olarak, isteklinin kesinleşen ihale kararını 13.08.2021 tarihinde tebellüğ ettiği; 16.08.2021 tarihinde idare kayıtlarına alınan başvurusunda, numune kontrol tutanağını ve yaklaşık maliyet tutarı bilgisini talep ettiği, idarece bu talebinin yerine getirilmesi üzerine 23.08.2021 tarihinde idare kayıtlarına alınan şikayet başvurusu ile uyuşmazlık konusu ettiği iddialarını idareye karşı ileri sürdüğü, şikayet başvurusunun uygun bulunmaması üzerine Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu görülmüştür. Bu çerçevede, idarece tesis edilen işlemlerde süre bakımından mevzuata aykırılık bulunmadığı ve isteklinin gerek şikayet başvurusunda gerek Kuruma itirazen şikayet başvurusunda uyuşmazlık konusu ettiği iddialarının idare ve Kurum tarafından incelendiği ve değerlendirildiği de göz önüne alındığında, şikayet ve itirazen şikayet hakkının kullanılması açısından herhangi bir hak kaybına uğramadığı anlaşıldığından, iddia yerinde bulunmamıştır.

Başvuru sahibinin, numune değerlendirmesinin şirket yetkilileri bulunmadan yapılmasının şeffaflık ilkesine aykırı olduğu iddiasına ilişkin olarak, İdari Şartname’de, numune değerlendirmesi yapılacağının belirtildiği; ürünlerin idarenin göstereceği yere montajlı olarak teslim edileceği belirtilmiş olup, numune değerlendirmesinin, ihale komisyonu üyelerince, ürünlerin Teknik Şartname’nin hangi maddelerine uygun olmadığının fotoğraflarının çekilerek ortaya konulduğu ve kamu ihale mevzuatında numune değerlendirmesinin isteklinin huzurunda gerçekleştirileceği yönünde bir düzenleme de bulunmadığı göz önüne alındığında isteklinin iddiası yerinde bulunmamıştır.